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中小企业合同管理的信息化应用

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昨天和一个客户聊起合同管理,结合以往的项目经验,在这里聊聊我对项目型公司在信息化办公模式下合同管理的一些认识。 关 于合同管理,大部分公司是这样处理的:业务人员打印出来一份合同,手填一张合同审批单,通常很多栏目空着不写(毕竟大家已经步入信息化时代,写字多少会有 些手生);然后跑来跑去逐步完成主管/经理/副总/总甚至更多人审批后(这个过程不能再多讲,改一次重新跑一次);终于审完了,按照要求打印出来4份6份 的,再手填一张盖章审批表,这次审批流程会简化一些;然后交给对方盖章;双方签字盖章后,相关部门各留一份合同;管理合同的人员打开诚博国际平台某盘某文件夹里面 的一个合同台账Excel,把合同信息敲进去;采购部门的采购合同如法炮制。后续发生合同收付款时,再打开这个Excel把相应的合同的已收已付款更新, 如果会用Excel的公示还好一些,不然手边还有一个计算器,隔一段时间算来算去,核对一遍又一遍,为的只是几个运算简单但数据量大的报表…… 但,即使辛苦劳累,常常还是发生各种状况:需要签字的领导出差了,合同内容问题审批时没看见,打印盖章的合同不是领导审批的那一份,归档后的合同不见了,超期未收款过了很久才发现,多份采购合同超预算,不同人员的Excel数据对不上…… 不同花样的问题层出不穷,每天都在无数公司上演。
近 些年不少中小企业已经开始接触信息化的管理工具,最常见的工具是OA和ERP,平台就太多了,传统的私有云用友/金蝶/泛微/通达/致远/蓝凌/万户,新 兴的公有云阿里钉钉/腾讯微信企业号/金蝶云之家。但是往往是通过OA的流程实现合同审批管理,通过ERP对合同执行结果信息管理。也有企业会对OA和 ERP两个系统集成应用,使合同审批和合同执行信息联动,实现过程和结果的一致管理,这就是我今天要和大家分享的一种模式,部署模式也很灵活:支持公有 云,支持私有云,也支持公有云私有云混合。当然下面只讲应用,不讲技术。 关系图 简单的理一下各环节,按照示意图展开刚一刚: 首先是5个数据库,好比5个Excel表格,不同的是你只用看,Excel表格自己会更新。
  • 项目库:管理项目信息,如名称/工期/任务/预算/成员等;
  • 客户库:管理基本信息和销售合同执行信息,如销售总额/已收/未收/已付发票/未付发票/采购金额/已付/未付/报销金额等;
  • 供应商库:管理基本信息和采购合同执行信息,如采购总额/已付/未付/已收发票/未收发票等;
  • 销售合同库:管理销售合同信息,如客户/项目/类型/合同金额/已收/未收/采购金额/已付/未付/报销金额/节点等;
  • 采购合同库:管理采购合同信息,如供应商/关联销售合同/合同金额/已付/未付/节点等。
  • 以上5个数据库根据部门分工设置相应的权限,再利用7个流程进行关联更新,就是你们常用到的各种表格,不同的是所有人都用诚博国际平台手机来完成工作:
  • 销售合同流程:关联客户库/销售合同库,完成流程审批后,管理印章的员工在线打印合同盖章,自动生成销售合同库信息,更新客户库销售总额;
  • 项目收款流程:关联客户库/销售合同库,完成流程审批后,自动更新客户库/销售合同库的已收款/未收款金额;
  • 开具发票流程:关联客户库/销售合同库,完成流程审批后,自动更新客户库/销售合同库的已支付发票/未付金额;
  • 费用报销流程:关联客户库/销售合同库,完成流程审批后,自动更新客户库/销售合同库的已报销金额;
  • 采购合同流程:关联供应商库/采购合同库/客户库,完成流程审批后,管理印章的员工在线打印合同盖章,自动生成采购合同库信息,更新供应商库/客户库的采购金额;
  • 采购付款流程:关联供应商库/采购合同库/客户库/销售合同库,完成流程审批后,自动更新供应商库/采购合同库/客户库/销售合同库已付金额/未付金额;
  • 发票收取流程:关联供应商库/采购合同库/客户库/销售合同库,完成流程审批后,自动更新供应商库/采购合同库/客户库/销售合同库已收发票金额/未收发票金额。
  • 报表 最后当然要说统计报表了。 报表:只要基础数据有,你想要的一切报表,都可以有。
    以上是我对项目型中小企业合同管理信息化应用的一些见解,已在部分客户单位进行实践应用。使用效果我会持续跟踪,在以后的文章里会和大家分享。 其他方面的应用,例如固定资产管理/办公用品管理/会议管理/车辆管理/客户关系管理等,后续也会聊到。
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